Materieelverhuur op projecten calculeren, offreren en doorbelasten stelt hoge eisen aan uw project administratie - HGH - Business consultancy

Materieelverhuur op projecten calculeren, offreren en doorbelasten stelt hoge eisen aan uw project administratie

09 mei 2017

Bedrijven doen in toenemende mate een beroep op creatieve verhuurconstructies voor zowel goederen als diensten bij de inzet op complexe (industriële) projecten. Zowel consumenten als bedrijven vinden de flexibiliteit die verhuur-, lease- en abonnementsopties bieden aantrekkelijker dan het zelf bezitten van materieel. Deze trend reflecteert de wereldwijde beweging van CAPEX naar OPEX.

Voor projectmatig opererende bedrijven levert de keuze om materieel in te zetten op basis van gebruik en of verbruik veel meerwaarde. Denk daarbij aan een verbeterde cashflow, de flexibiliteit om alle direct toewijsbare kosten door te belasten en verminderde overheadkosten als gevolg van het niet hebben van service, opslag en vlootbeheer. Daarnaast biedt de flexibiliteit in beschikbaarheid uw klanten de mogelijkheid om het aantal projecten en het soort projecten dat ze aanbieden uit te breiden.

Door ‘nieuwe’ diensten en producten aan te bieden op basis van gebruik- en verbruik bent u beter in staat uzelf te onderscheiden. Hedendaagse digitale technologie biedt nu meer dan anders de gelegenheid traditionele producten als ‘dienst’ in de markt te zetten: digitale transformatie. In het traditionele model is het altijd een uitdaging voor uw klanten een nauwkeurige calculatie af te geven voor de kosten van materieel tijdens de levenscyclus van het project. Door te huren en alleen te belasten voor gebruik, profiteren zowel aanbieders als gebruikers van ingezet materieel en snijdt het mes aan twee kanten.

Projectmatig opererende organisatie stellen steeds hogere eisen. Terecht of onterecht, maar vanaf de eerste offerteaanvraag tot het einde van het project moet u voortdurend complexe wensen, eisen en variabelen op elkaar afstemmen. Uw klant verwacht dat u een verlengstuk wordt van zijn klantorganisatie. Daarbij is het aannemelijk dat uw klant de kosten tot in detail in wil kunnen inzien. Op hoofdprojecten niveau tot en met verschillende deelprojecten wordt volledige transparantie verwacht. Daarnaast moeten planners en projectmanagers een zo compleet mogelijk overzicht houden over de enorme hoeveelheid informatie. Informatie moet op zo’n manier gepresenteerd worden dat ze snel, kosteneffectieve besluiten kunnen nemen.

De digitale transformatie stelt niet alleen eisen aan uw producten en diensten maar ook aan uw organisatie en ondersteunende technologie. Informatie moet vanuit alle onderdelen van het bedrijf samengebracht worden om snel inzicht te verschaffen en de besluitvorming te ondersteunen. De vraag uit de markt legt een steeds grotere (informatie)druk op de administratieve organisatie terwijl de prijzen onder druk staan. Calculeren op de achterkant van een sigarenkistje volstaat al lang niet meer.

 

Accurate project verhuuroffertes afgeven: het zit ’m in de details…

Verhuuroffertes voor industriële projecten zijn alleen dan accuraat als ze een volledig beeld geven van de verschillende soorten ingezet materieel, verbruiksgoederen, transport en overige middelen. Offerte aanvragen voor een project waarbij de volgende zaken worden ingezet zijn eerder regel dan uitzondering:

  • Zwaar materieel; hoogwerkers, zeecontainers en kranen die stuk voor stuk individuele specificaties hebben als het aankomt op hoogte en gewicht;
  • Grote hoeveelheden ‘vergeten’ klein materiaal; helmen, rijplaten, steigers en ander materiaal. Op zichtzelf maken zij niet het verschillen maar de som van alle delen kan bijdragen aan de aanzienlijke hoeveelheid bulkmateriaal. Waarvoor u in uw offerte een adequate en verdedigbare marge moet kunnen hanteren;
  • Verbruiksgoederen; zoals vestjes, broeken en andere noodzakelijke spullen die meestal uit een container op locatie komen;
  • Arbeid; inzet van machinisten, projectmanagers, chauffeurs, onderhoudsmonteurs. Ieder van hen moet de juiste certificering hebben, beschikken over de juiste competenties en worden doorbelast tegen het juiste tarief;
  • Transport; verzorgt u zelf uw eigen transport of huurt u een derde partij in? Hoe u het ook regelt, u zult kosten moeten doorberekenen voor het gebruik van voertuigen en brandstof.

Klanten eisen transparantie en vragen nauwkeurige specificatie van variabelen mee te nemen in de offerte die u afgeeft. Uw berekeningen moeten zo nauwkeurig mogelijk zijn zodat de kosten, winstverwachtingen met de aanboden prijs in balans en concurrerend zijn. Juistheid, volledigheid als ook de tijdigheid ten aanzien van de beschikbaarheid van het materieel en materiaal wat u aanbiedt dient te kloppen.

 

Naadloos van verhuuroffertes voor projecten naar orders

Ook wanneer u uw eigen complexe project ‘draait’ en u uw klant wilt doorbelasten op basis van verbruik gelden feitelijk dezelfde argumenten. Als u de juiste ondersteunende technologie heeft, bent u instaat om gedurende het offerteproces belangrijke onderdelen uit te lichten en te benoemen:

  • grote equipment gedreven verhuurprojecten kunnen worden opgedeeld in deelprojecten, bijvoorbeeld voor een bepaalde fase in het project, voor een bepaald locatie of gespecificeerd op onderdelen zoals arbeid of verbruiksgoederen;
  • afhankelijk van de eisen van de klant, deelprojecten en andere onderdelen kan de projectofferte verschillende factuur- of prijsmodellen bevatten. U moet in staat zijn om duidelijk te omschrijven wat er in rekening wordt gebracht en welke methode u daarvoor gebruikt. U wilt de zekerheid dat de facturen precies dezelfde berekeningen laten zien als de offerte en dat de factuur een leesbaar, klantvriendelijk formaat heeft;
  • nadat een offerte is goedgekeurd, moet u in staat zijn om snel verhuurorders, werkopdrachten en verkooporders te genereren zodat deze (digitaal) naar klanten, medewerkers en andere belanghebbenden kunnen worden verstuurd. Alle informatie die gebruikt is om de offerte op te stellen moet meteen worden gedeeld met de afdelingen die materieel, middelen, transport enzovoort regelen. Op die manier kunnen er complete werkorders worden aangemaakt en wordt de juiste informatie gedeeld met de betrokken afdelingen.

 

Beschermen van de winst door real-time inzicht

Planners en projectmanagers hanteren de goedgekeurde offerte als basis voor het in de gaten houden van het budget en het projectresultaat gedurende alle projectfasen. Tijdens de planning krijgen planners en projectmanagers te maken verschuivende ‘decorstukken’. Het vergt de juiste technologische ondersteuning waarbij een project behandeld wordt als een organische geheel, een ‘ecosysteem’ waarin de balans tussen winst en verlies en klanttevredenheid continue in beweging is en gemonitord moet kunnen worden.

  • De continue informatiestroom stellen gebruikers in staat stelt om real-time de gemaakte kosten te vergelijken met de oorspronkelijke budgetten;
  • ‘Connected’ materieel biedt o.b.v. Internet of Things real-time input voor proactieve ondersteuning voor de besluitvorming. Hiermee kan beter ‘voorspeld’ worden wanneer budget en realisatie uit de pas gaan lopen.
  • De voortgang van de projecten en deelprojecten moet dag en nacht in het systeem kunnen worden ingevoerd via portals, mobiele apps en Internet of Things. Project risico’s kunnen daarmee worden beperkt. Denk daarbij aan:
    • Uitlopen van de planning;
    • Onderhanden werk;
    • Nog uit te voeren werk;
    • Incidenten met materieel;
    • meerwerk.
  • In het geval van meerwerk kan de aanvraag eenvoudig onderbouwd worden en kan nauwkeurig bepaald en aangetoond worden welke mogelijkheden al zijn onderzocht.

 

Figuur 2: Grafisch planbord overzicht van equipement project verhuur

Grafisch planbord overzicht van equipement project verhuur

De trend van CAPEX naar OPEX biedt verhuurorganisaties veel kansen. Zelfs de meest complexe equipment gedreven projecten kunnen uitgevoerd worden met de inzet van gehuurd materieel. Wanneer u in staat bent nieuwe verhuurproducten en -diensten te definiëren en aan te bieden is de keuze van opdrachtgevers voor beschikken over in plaats van zelf bezitten van complexe (industriële) projecten snel gemaakt. Alleen de inzet van technologie als Internet of Things, Machine Learning en Big Data in combinatie met flexibele innovatieve verhuursoftware biedt u de wendbaarheid en kansen om meer te halen uit Materieel- en Equipment verhuur.

Echter zien we ook dat het afgelopen decennium -onder andere door de crisis- in verhurend Nederland beperkt is geïnvesteerd in innovatieve- en ondersteunende ICT. De kans dat de boot wordt gemist doordat niet aan de hoge verwachtingen van de markt kan worden voldaan ligt daarmee op de loer. Het zijn dan niet de grote die de kleine opslokken, het zijn de snelle die de langzame inhalen.